Високооплачувана робота в офісі - мрія багатьох дівчат. Правда, якщо немає вищої освіти або досвіду роботи, то доводиться задовольнятися малим, наприклад, посадою секретаря або офіс-менеджера.

Варто відзначити, що в деяких компаніях навіть на таке місце може бути конкурс, тому варто закінчити курси секретарів або курси офіс-менеджерів.

Якими бувають секретарі?

Якщо раніше на секретаря в офісі лягало багато обов'язків, починаючи з відповідей на дзвінки та закінчуючи розподілом роботи між співробітниками, підготовкою важливих документів, то сьогодні ситуація змінилася.

Залежно від покладених на співробітника обов'язків, можна вибрати для себе наступні спеціалізації:

- офіс-менеджер,

- секретар-референт,

- особистий помічник (асистент) керівника,

- секретар-receptionist,

- ін

Відмінності в обов'язках секретарів та офіс-менеджерів

Офіс-менеджер - це досить престижна посада. Офіс-менеджер займається організацією роботи в офісі, зокрема, координує роботу співробітників або відділів. На такій посаді потрібно вміти самостійно приймати рішення, тим більше що офіс-менеджерам часто доводиться здійснювати проекти в межах власної компетенції. На посаду офіс-менеджера беруть частіше тих, хто володіє іноземними мовами.

В обов'язки секретаря-референта входить присутність на нарадах і на зустрічах з партнерами. Одним із завдань секретаря-референта є ведення протоколів всіх важливих ділових переговорів. У деяких випадках секретар-референт виступає в ролі перекладача.

Особистий помічник керівника планує день свого начальника, займається організацією всіх телефонних переговорів, вирішує більшість організаційних питань, пов'язаних з поїздками і діловими зустрічами. Асистент керівника повинен бути зібраним, організованим, стресостійким, гнучким і комунікабельним. В обов'язки секретаря входить також ведення всієї кореспонденції керівника.

Дівчина-receptionist займається прийомом телефонних дзвінків, їх розподілом. В обов'язки секретаря входить також супровід відвідувачів по офісу.

Секретарські курси

Хоч функції у секретарів різні, тим не менше, на секретарських курсах можна одержати всі необхідні базові знання та навички.

Відвідуючи курси секретаря, можна:

- вивчити особливості діловодства, в тому числі, діловодства з використанням спеціальних комп'ютерних програм, кадровий документообіг;

- осягнути мистецтво комп'ютерної машинопису;

- навчитися працювати з офісною технікою;

- дізнатися основи психології спілкування, ділової комунікації;

- навчитися працювати з діловою кореспонденцією;

- освоїться з веденням первинних бухгалтерських документів.

Курси офіс-менеджерів

Курси офіс-менеджера відрізняються програмою від курсів секретарів або курсів секретарів-референтів. На курсах офіс-менеджерів можна не тільки навчитися діловодства, але і вивчити:

- способи ефективного управління офісом;

- способи обліку кадрів;

- положення трудового права;

- основи ринкової економіки та маркетингу, а також основи практичної рекламної діяльності;

- особливості проведення ділових ігор, тренінгів;

- варіанти планування і способи роботи з різними видами інформації.

Вибір секретарських курсів

Вибираючи курси секретарів або офіс-менеджерів, потрібно звертати увагу не тільки на такі критерії, як:

- програма курсу,

- вартість,

- тривалість курсів і занять,

- форма навчання,

- кількість осіб в групі.

Головним і вирішальним фактором повинно бути подальше працевлаштування.

Parta.ua,

освітній портал № 1 в Україні