Аргументи і факси вчимося на секретаря


Аргументи і факси - вчимося на секретаря Вважаєте, що вузівська освіта та підвищення кваліфікації на різноманітних семінарах-тренінгах необхідні лише топ-менеджерам, ейчарам і банкірам? Помиляєтесь! Зайняти місце в офісі без диплома і значного багажу знань-навичок складно навіть ... рядовий співробітниці приймальні. Не кажучи вже про особисте помічника керівника, вимоги роботодавців до якого скоро зрівняються з рівнем запитів до претендентів на посаду Генерального секретаря ООН.

Кілька років тому позиція секретаря сприймалася не інакше, як можливість працевлаштуватися без інститутських «корочок» та досвіду. Сьогодні отримати посаду в прийомної може далеко не кожен претендент (вірніше, здобувачка). Знайти короткий шлях до сердець роботодавців сучасним претенденткам на вакансію допомагає ... ні, не помітна зовнішність, обрамлена глибоким декольте і викликає міні-спідницею, а вузівська освіта і цілий набір спеціальних навичок і знань, без яких вижити в конкурентній боротьбі за тепле містечко в офісі стає складніше.

Приймальна комісія

В оголошеннях про секретарських вакансіях все частіше зустрічається абревіатура «ВО», що свідчить про успішне (або не дуже) навчанні в стінах університету. Скажемо більше: з розряду винятків ця вимога вже практично перекочувало в список обов'язкових умов прийому на роботу.

Державні стандарти до претенденток на вакансію рядовий співробітниці приймальні менш суворі, ніж у роботодавців. За Довідником кваліфікаційних характеристик професій, секретарю керівника достатньо отримати професійно-технічну освіту або навіть пройти підготовку безпосередньо на службовому місці. Здавалося б, цього цілком достатньо.

Невже без вузівського диплому не можна приготувати ароматну каву, коректно відповісти на телефонний дзвінок і набрати елементарний текст на комп'ютері? Звичайно, можна. Але де гарантія, що новоявлена кандидатка на посаду вміє користуватися не тільки факсом і електрочайником, але й зможе грамотно висловлюватися, вміло підтримати бесіду, володітиме прекрасними манерами? А адже перелік обов'язків досить широкий і не обмежується «спілкуванням» по телефону і обробкою кореспонденції.

Секретар повинен знати:

- положення, інструкції та інші нормативні документи, що регулюють діяльність підприємства;

- принципи організації діловодства;

- методи обробки та оформлення документів;

- архівна справа;

- машинопис;

- правила користування приймально-переговорними пристроями (телефонами, факсами, міні-АТС і т. п.);

- стандарти оформлення організаційно-розпорядчої документації, ділової кореспонденції;

- основи адміністративного права і трудового законодавства;

- етику та естетику;

- тонкощі ділового спілкування.

До настільки змістовному списку, окресленому в Довіднику, роботодавці часто додають і власні пункти. Особливо висока планка ставиться перед особистими асистентами або помічниками керівників, які в деяких питаннях просто зобов'язані розбиратися краще шефів.

Ольга Гордієнко, помічник керівника однієї зі столичних компаній:

Мінімальні вимоги до підготовки - вища освіта, плюс курси секретарів, тренінги з маркетингу, психології. Ідеальна помічниця керівника чудово знає, чим займається фірма, шеф, начальники відділів і кожен із співробітників.

Комунікабельна і завжди тримає руку на пульсі офісних подій. Ніколи нічого не забуває і якимось незбагненним чином встигає спілкуватися з колегами, стенографувати наради, складати розпорядок дня керівника, аж до планування вечірнього дозвілля. Цілеспрямована, свято вірячи в кар'єрне зростання, і вечорами постійно чогось навчається на різноманітних курсах.

Куди поступити?

В інститутах-університетах секретарській справі не навчають. Тільки у професійних ліцеях та училищах, серед абітурієнтів яких професія ось уже кілька років котирується однією з найбільш затребуваних і популярних. Чого навчають у ПТУ? У деяких навчальних закладах спеціальність секретаря керівника (організації, підприємства, установи) інтегрується з спорідненими професіями, наприклад, оператора комп'ютерного набору або інспектора з кадрів, що значно розширює можливості працевлаштування. Зараховують на навчання після дев'яти або одинадцяти класів.

За час підготовки (а це три або рік відповідно) майбутні секретарі вивчають:

- облік та реєстрацію вхідної / вихідної кореспонденції;

- правила оформлення документів відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД);

- контроль правильності написання заяв, що подаються на підпис начальству;

- нюанси користування комп'ютерами та іншою офісною технікою і т. д.

Учням розповідають, як вести документацію співробітників у випадку відсутності кадровика. Так що, в ідеалі будь випускниця ПТУ повинна вміти оформляти накази по особовому складу, трудові книжки, документи про відрядження, табель обліку робочого часу і будь-які довідки.

Будьте в курсі

Щоб отримати професію секретаря, зовсім не обов'язково надходити в профтехучилищі. Навчитися премудростям роботи в приймальні можна і на спеціалізованих курсах, де всього за пару місяців з вас постараються зробити справжнього помічника керівника.

Сьогодні короткострокові програми для секретарів пропонують практично всі столичні навчальні центри. На відміну від ПТУ, заняття на курсах тривають кілька місяців, проводяться по вечорах, що дозволяє поєднувати навчання і роботу.

Як вибрати курси? Намагаючись заощадити час і гроші, не варто орієнтуватися на пропозиції з меншою кількістю занять. Засоби ви, може, і збережете, але замість грунтовної підготовки ризикуєте обмежитися набором оглядових лекцій і декількома практикумами по роботі за комп'ютером і заповнення документації. Так що, перш ніж оплатити курс (а це близько 250-400 гривень на місяць), детально проаналізуйте зміст навчальних планів, поцікавтеся рівнем кваліфікації викладачів, технічним оснащенням аудиторій. Радимо вибирати комплексні програми, навчальні основам декількох професій.

Так, в Інституті економіки, права та систем управління Песоцьких можна отримати комбіновану спеціальність «менеджер з персоналу - секретар - офіс-менеджер - адміністратор». А в Інституті підготовки кадрів промисловості - навички роботи секретаря керівника, офіс-менеджера, оператора ПК і менеджера з персоналу. Оволодіння декількома напрямами діяльності дозволяє розширити не тільки спектр знань і умінь, але і можливості працевлаштування. Вузькопрофільна професія може стати непоганим доповненням до вищої освіти.

Анжела Костюр, заступник директора навчального центру «Успіх»:

Курси підготовки секретарів користуються чималою популярністю серед слухачів. Заняття розраховані на три місяці і включають не тільки теорію (лекції), але і роботу в комп'ютерному класі. Майбутні помічники керівників проходять курси діловодства, отримують навички швидкого набору текстів документів, вчаться заповнювати первинні бухгалтерські документи (виписувати рахунки, накладні, платіжки).

Крім цього, знайомляться з основами реклами і маркетингу, економіки та фінансів підприємства, трудового законодавства, нюансами ділового етикету і протоколу - загалом, всім, що допомагає стати незамінним співробітником в будь-якому сучасному офісі!

Що проходять на курсах? В ідеалі, майбутні секретарі освоюють досить широкий перелік дисциплін, який несуттєво варіюється в різних навчальних центрах.

Обов'язково вивчають:

- секретарська справа (введення в спеціальність, посадові обов'язки, прийом і облік відвідувачів, діловодство і документообіг, робота з діловою кореспонденцією, техніка телефонних переговорів);

- роботу на ПК (операційна система Windows, офісні додатки Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Internet Explorer, Access, сканування в FineReader, архіватори та антивіруси, швидкісний набір тексту десятипальцевим сліпим методом);

- роботу з офісною технікою (факсом, принтером, телефоном, міні-АТС, сканером).

Додаткові предмети:

- економіка (поняття прибутку і витрат, як їх скоротити і збільшити);

- трудове право та облік кадрів (трудове законодавство, трудовий контракт, аспекти взаємовідносин фірми і працівника, правила оформлення та звільнення, заповнення та порядок зберігання трудової книжки);

- маркетинг і реклама (поняття цільової аудиторії і позиціювання компанії, де і як розмістити рекламу, схема рекламного оголошення);

- бухгалтерський облік (робота з первинними бухгалтерськими документами, програмне забезпечення «1: С Бухгалтерія»);

- техніка пошуку роботи (закони правильного складання резюме, пошук роботи через інтернет і кадрові агентства, як показати себе з кращого боку і як успішно пройти співбесіду);

- психологія (налагодження відносин в робочому колективі, комунікативні навички, боротьба зі стресами);

- ділова етика (офісний дрес-код, культура спілкування, особливості ведення ділової переписки та телефонних переговорів).

Нюанс. Заздалегідь уточніть, чи видається після закінчення курсів диплом або свідоцтво державного зразка. Діяльність центру має бути підкріплена ліцензією Міністерства освіти України. Тільки цей документ може стати гарантом високого рівня знань і їх відповідності прийнятим стандартам.

Перспективи професії

За словами помічника керівника Ольги Гордієнко, позиція асистента шефа - аж ніяк не тупик професійного розвитку в компанії. Стартуючи з позиції секретаря, ви одержуєте прекрасну можливість зробити успішну кар'єру. Збагнувши всі нюанси адміністрування та специфіки роботи в підрозділах фірми, розумний помічник без особливих зусиль зуміє взяти в свої руки керівництво секретаріатом, розвинути кар'єру в обраному напрямку і навіть стати виконавчим або адміністративним директором. Але, тільки в тому випадку, якщо постійно поповнює багаж професійних навичок, підвищуючи кваліфікацію.

Ольга Гордієнко, помічник керівника:

Непрофесійного секретаря розпізнати досить просто. Фігурка ляльки Барбі і усміхнена мордочка, звичка базікати по справі і без. Знання комп'ютера, особливо інтернету, куди милашка занурюється відразу ж після фарбування нігтів і припудрювання гарненького носика, обмежується переглядом сайта «Однокласники.ru». Приходить на роботу на 20 хвилин пізніше начальника і вже давно привчила шефа не «заморочуватися» над грамотним веденням документообігу. Курси англійської нітрохи не додали їй інтелекту. І ось уже другий рік щомісяця підписуючи зарплатну відомість, керівник дивується: за що я плачу цій вертихвістка $ 1500?

Якщо в наведеному образі не впізнаєте себе, значить, з рівнем професіоналізму у вас все в порядку.

З резюме

«Прошу прийняти мене на посаду секретаря-референдуму».

«У мене вища гуманітарна освіта: спеціальні курси секретарів-референтів».

«Незнайома посаду секретаря приваблює мене своєю новизною».

Джерело "Пропоную роботу"


Рубрика: Корисні статті. Перегляди: 5275
 
  • Як почати працювати системним адміністратором?
  • Мовне питання
  • Курси бухгалтерів види типи нюанси
  • Де заробити студенту? (II частина)
  • Освітній процес можливий на корпоративному рівні